Сумська міська рада

Інструкція з діловодства у виконавчих органах Сумської міської ради

Розділ 1. Загальні положення

1.1.Інструкція з діловодства у виконавчих органах міської ради встановлює загальні правила документування управлінської діяльності виконавчих органів міської ради і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення, надходження, організації проходження і передачі в архів міської ради.

1.2.Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні і автоматизовані технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Інструкція розроблена відповідно до положень Конституції України, вимог «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (із змінами, внесеними згідно з Постановами Кабінету Міністрів від 27.11.2001р. №1577; від 17.07.2003р. №1106; від 28.07.2003р. №1173; від 17.11.2004р. №1558).

Правила, передбачені цією інструкцією, обов'язкові для всіх осіб, які виконують визначені нею дії.

1.4. Відповідальність за організацію і правильне ведення діловодства в виконавчих органах міської ради покладається на їх керівників.

Ведення діловодства у виконавчому комітеті міської ради, відповідно до вимог цієї інструкції покладається на відділ по роботі зі зверненнями громадян та документообігу, та відділ контролю міської ради.

У виконавчих органах міської ради, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену для цього особу.

1.5. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками виконавчих органів міської ради. Керівник виконавчих органів міської ради у межах наданих йому прав зобов'язаний:

• забезпечувати дотримання строків, установлених для виконання розпорядчих документів органів влади вищого рівня, рішень міської ради виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, доручень голови обласної державної адміністрації та міського голови;
• вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства виконавчого органу міської ради та організаціях, що належать до сфери його управління.

1.6. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин, усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його замінює, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

1.7. Діловодство у виконавчих органах міської ради ведеться українською мовою.

Розділ 2. Документування управлінської діяльності виконавчих органів міської ради

2.1. Підставою для створення документів у виконавчих органах міської ради є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У виконавчих органах міської ради визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний для документування її діяльності.

Номенклатура справ апарату виконавчого комітету міської ради розробляється архівним відділом і затверджується заступником міського голови, керуючим справами виконкому.

2.3. Управлінська діяльність виконавчого комітету міської ради здійснюється шляхом прийняття рішень, видання розпоряджень та доручень міського голови.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття рішень виконавчого комітету міської ради, видання розпоряджень, доручень міського голови є:

• Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження, доручення голови облдержадміністрації, рішення міської ради;
• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання виконавчим комітетом міської ради покладених на нього завдань і функцій;
• потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5.Розпорядчі документи, що надходять до виконавчого органу міської ради від органів влади вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери його управління. Виконавчий орган міської ради має право розсилати ксерокопії документів органів влади вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління, разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів влади вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків до текстів.

2.7. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях виконавчого комітету, нарадах при міському голові, першому заступнику міського голови, заступниках міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі магнітофонних та інших записів, зроблених у ході засідань.

2.8. Рішення виконавчого комітету міської ради, розпорядження, доручення міського голови доводяться до виконавців і організацій шляхом надсилання їм копій відповідних документів.

2.9. Виконавчий орган міської ради під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки, провести інструктування, тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефаксу або електронною поштою.

Розділ 3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3.1. Приймання документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до виконавчого комітету, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано канцелярією.

Документи, що надійшли від Секретаріату Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, розпорядження та доручення голови обласної державної адміністрації передаються канцелярією до відділу контролю міської ради для попереднього розгляду та реєстрації.

У разі надходження телеграм у неробочий час вони приймаються на посту охорони міської ради і передаються канцелярії.

3.1.2. Розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис „особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені ( не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до виконавчого комітету міської ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється спеціалістами канцелярії та відділу контролю.

3.2.2. Документи, що надійшли від Секретаріату Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня та ті, що стосуються фінансових питань, подаються на розгляд міському голові, усі інші - першому заступнику міського голови, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних обов'язків.

При надходженні протестів прокурора на рішення Сумської міської ради копія протесту надається секретарю Сумської міської ради.

3.2.3. Попередній розгляд документів спеціалістами канцелярії та відділу контролю здійснюється в день їх одержання або у перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів влади вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Управління та відділи міської ради можуть самостійно приймати та реєструвати службові листи та звернення громадян з окремих питань, вирішення яких належить до їх компетенції згідно з положенням про відділ, управління, а також ті, які потребують додаткового вивчення та підготовки проектів рішень міської ради, її виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних картках або в електронному вигляді необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, як ті, що створюються і використовуються у виконавчому комітеті міської ради, так і ті, що надходять від органів влади вищого рівня, інших установ, організацій, депутатів різного рівня, громадян.

Реєстрації підлягають і документи, одержані електронною поштою.

3.3.3. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.4. Документи, які надійшли по факсу, обліковуються у спеціальних журналах, які ведуть секретарі (діловоди) приймальних міського голови і заступників міського голови. У разі термінового виконання передаються відразу на розгляд керівництву, а потім реєструються у канцелярії. При звичайних умовах передаються до канцелярії для реєстрації і подальшого проходження.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації, додається (додаток 1).

3.3.5. Службова кореспонденція канцелярією передається міському голові, його заступникам, керуючому справами через їх помічників і секретарів ( діловодів ).

3.3.6. Службова кореспонденція термінового характеру доповідається міському голові, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови, керуючому справам виконавчого комітету згідно з розподілом обов'язків негайно.

3.3.7. Працювати з незареєстрованими документами не дозволяється.

3.3.8. Під час реєстрації документу надається умовне позначення реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах груп документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами, тощо.

3.3.9. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано в місцях реєстрації документів обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів. назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на екран комп’ютера . У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач має можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

Під час реєстрації документу за допомогою програми з автоматизації діловодства та електронного документообігу, електронні копії документів мають прикріплюватися до реєстраційних карток.

3.3.10. Для реєстрації усіх документів застосовується єдина реєстраційне контрольна картка (додаток 2).

3.3.11. Журнальна форма реєстрації документів допускається у виконавчих органах міської ради з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (додатки 3,4).

Розділ 4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів використовується папір форматів: А3 (297х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210).

4.1.2. Всі службові документи, як правило, оформляються на бланках виконавчого органу міської ради.

Не на бланках дозволяється оформляти заяви працівників, окремі службові довідки, інформації, записки, тощо.

Документи, підготовлені кількома установами, також оформляються не на бланках.

Є такі види бланків: бланк для листів виконавчого комітету, бланк для листів міської ради, бланк розпорядження міського голови, бланк доручення міського голови, бланк рішення виконавчого комітету, бланк рішення міської ради (додатки 5, 6, 7, 8, 9,10).

Виконавчі органи міської ради можуть мати свої бланки по узгодженню з заступником міського голови, керуючим справами виконкому міської ради.

Бланки виготовляються друкарським способом або персональним комп'ютером (ПК);

бланки документів повинні мати такі поля:

- 30 міліметрів - ліве;

- 10 міліметрів - праве;

- 20 міліметрів – верхнє і нижнє.

4.1.3. Кожний документ, як правило, повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, звітів та інших узагальнюючих документів.

4.1.4. Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

4.1.5. Тексти документів можуть бути відображені у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або їх сполучення.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпоряджень і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну результативну частину, наприклад: розпорядження — розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

4.1.6. Частини текстів (розділи, підрозділи) нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1., 1. 1 .3., 2.1.2.).

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службові документи, що складаються у підрозділах міської ради, повинні мати визначений комплекс реквізитів та стабільний порядок їх розміщення (додаток 11,12).

Обов'язковими реквізитами документів є:

• найменування підрозділу
• автора документа;
• назва виду документа;
• заголовок документа;
• адресування та дата документа;
• індекс;
• візи;
• засвідчення документа (підпис, затвердження, печатка);
• відмітка про проходження та виконання документа.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

4.2.2. Найменування підрозділу міської ради повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні чи статуті про нього. Скорочене найменування вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про підрозділ. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським способом або на ПК і повинна відповідати компетенції виконавчого органу міської ради, змісту управлінської діяльності.

4.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий зміст документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання „про що?" „чого?" Наприклад: рішення (про що?) про положення управління; протокол (чого?) засідання конкурсної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад, 13 січня 2005 року слід писати 13.01.2005.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 травня 2005 року слід писати: 03.05.2005. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2005 р.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документів і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. При реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів кожному з них присвоюється індекс, який вказує місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекс вхідного документа складається з номера кореспондента і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року. Після надходження документа у структурний підрозділ цей індекс доповнюється індексом справи за номенклатурою.

4.4.3.Індекс вихідного ініціативного документа складається з індексу справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

Індекс вихідного документа - відповіді складаються з індексу справи за номенклатурою і вхідного номера документа, на який дається відповідь.

4.4.4. Індекс внутрішнього документа складається з індексу справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

4.4.5. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу і номера за номенклатурою.

4.4.6. Індексами розпорядчих документів (розпоряджень, наказів, протоколів), є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах виду документів.

4.5. Погодження документів

4.5.1.Проекти документів погоджуються з установами, організаціями і службовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються у документах.

4.5.2. Порядок погодження проектів рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови викладені у регламенті роботи виконавчого органу ради.

4.5.3.Внутрішнє погодження проекту документа оформляється візою, яка включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище візуючого та дату візування. При необхідності може вказуватися посада цієї особи.

Наприклад:

4.5.4. Візи проставляються на екземплярах документів, які залишаються в установі, на лицьовій стороні нижче підпису, або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

4.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документи.

4.5.6. Зовнішнє погодження оформляється грифом погодження, який включає в себе такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали і прізвище особи, з якою погоджується документ, дату погодження, наприклад:

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи на бланках Сумської міської ради та її виконавчого комітету міської ради підписуються головою або його заступниками у двох екземплярах. Останній з реквізитами виконавців (прізвище, ініціали, підпис, номер телефону) залишається у канцелярії.

Дозволити представникам, що діють за дорученням Сумської міської ради та її виконавчого комітету, використовувати бланки та підписувати відповідні документи до судових установ.

4.6.3. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.

4.6.4. Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою.

4.6.5. При направленні службового документа одночасно кільком підвідомчим організаціям підписується тільки оригінал, який залишається в канцелярії, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

4.6.6. Документи, як правило, підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються в тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо).

4.6.7. Документи, підготовлені виконавчим органом міської ради разом з іншими організаціями, підписуються всіма їх керівниками, причому їх підписи ставляться на документі поруч на одному рівні, наприклад:

4.6.8. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, якими складені документи, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:

4.6.9. Документи підписуються керівниками міської ради та виконавчого комітету відповідно до їх компетенції та розподілу обов'язків між ними.

4.6.10. Документи, що надсилаються в органи вищого рівня, підписуються міським головою, а в разі його відсутності - заступником міського голови чи особою, яка здійснює його повноваження відповідно до чинного законодавства.

4.6.11. Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло установ, службових осіб і громадян. Документ, що підлягає затвердженню, набуває чинності тільки з часу його затвердження.

4.6.12. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або видання відповідного розпорядчого документа. Обидва способи затвердження мають однакову силу.

4.6.13. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

4.6.14. Якщо документ затверджується розпорядчим документом, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва розпорядчого документа, його дата та номер.

4.6.15. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа.

4.6.16. В реквізитах „Підпис", „Гриф затвердження" та „Гриф погодження" повинна вказуватися фактична посадова особа, яка підписала, затвердила або погодила документ, її ініціали та прізвище.

Не допускається ставити прийменник „за" або навкісну риску перед найменуванням посади.

4.6.17.Документи, які вимагають особливого засвідчення їх справжності, засвідчуються печаткою міської ради, виконкому міської ради.

Гербовою печаткою міської ради засвідчуються акти на право власності на землю, договори оренди землі, копії рішень міської ради, підписані міським головою, розрахунки орендної плати на землю, акти прийому житла у комунальну власність міста, статути підприємств комунальної власності.

Гербова печатка виконавчого комітету міської ради проставляється на документах фінансового характеру, договорах, посвідченнях про відрядження, документах щодо місцевого замовлення, штатних розписах та трудових книжках, довідках, актах прийому закінчених будівництвом об’єктів, зразках відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, подання і клопотання про нагородження, титульні списки.

Печатка без державного герба, яка відображає найменування відповідної установи або її структурного підрозділу, проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи та розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсилці.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній службовій особі (структурний підрозділ, або службова особа зазначається при внутрівідомчому листуванні з постійними кореспондентами чи в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає ускладнень).

4.7.2. Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується документ, зазначається в називному відмінку, наприклад:

- Державний центр зайнятості

При направленні документа службовій особі найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада та прізвище адресата - в давальному відмінку, наприклад:

1)

Міністерство сільського господарства і продовольства

Начальнику управління

__________________________________

(назва підрозділу)

_____________________________________

(прізвище, ініціали)

2)

Сумська міська рада

Начальнику управління комунального майна

________________________________

(прізвище, ініціали)

4.7.3.При адресуванні документа безпосередньо керівнику установи її найменування входить до найменування посади і зазначається в давальному відмінку, наприклад:

Голові державного комітету

_________________________________

(назва комітету)

___________________________________

(прізвище, ініціали)

4.7.4. Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. Слово „Копія" перед позначенням другого, третього та четвертого адресата не вказується, кожний екземпляр повинен бути підписаним.

При направленні документа більш ніж на чотири адреси складається список розсилки, а на кожному примірнику документа вказується лише одна адреса.

4.7.5. При направленні документа багатьом однорідним установам адресат може бути названий узагальнено, наприклад:

- Керівникам підприємств та установ міста

4.7.6.До складу реквізиту „адресат" може входити поштова адреса

__________________________________

(назва організації) 40030, Суми, вул. Петропавлівська, 49

Поштова адреса не зазначається на документах, які надсилаються в урядові організації та постійним кореспондентам, а вказується на конвертах.

4.7.7. При адресуванні документів окремим громадянам спочатку зазначається поштова адреса, а потім їх прізвище та ініціали.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст завдання, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли завдання дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у завданні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило на документі повинно бути не більше однієї резолюції.

Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.

4.8.5. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

4.9 Відмітка про проходження та виконання документів

4.9.1.Проходження документа супроводжується проставленням на ньому:

• відмітки про реєстрацію документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша праворуч;
• про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (нарівні заголовка до тексту.) пишеться літера „К";
• відмітки про виконання документа і направлення його до справи, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа і має такі дані: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слів „До справи" і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа до справи і підпис виконавця,

наприклад:

До справи 3/28

Підготовлена довідка від 12.12.93 р. № 61

Відмітка „До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця і номер його службового телефону проставляється у нижньому лівому кутку лицьової сторони останнього аркуша документа.

На документах, що надсилаються органам вищого рівня, цей реквізит проставляється в нижньому лівому кутку зворотнього боку останнього аркуша документа.

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копії документів виготовляються і видаються з дозволу заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

Виконавчий комітет може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ньому.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Під час виготовлення копій текст документів відтворюється повністю, включаючи елементи бланка і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка „Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова „Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту „Підпис", наприклад:

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата .підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

__________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

„Згідно"

Начальник відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа, завірений печаткою канцелярії. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків документів

4.11.1. Якщо до документа є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документа перед підписом.

4.11.2. Додаток до розпорядчих документів повинен мати у правому верхньому кутку першого аркуша документа відмітку за формою:

4.11.3. Додатки до службових документів (листів, довідок, звітів тощо) оформляються таким чином.

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів в кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

- Додаток: Довідка про підготовку шкіл до нового навчального року на 12 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

- Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків має таку форму:

- Додаток на 8 арк.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою ПК

4.12.1. У копіювально-розмножувальному бюро, структурних підрозділах міської ради друкуються тільки службові документи.

4.12.2.Текст документів на папері форматом А4 рекомендовано друкувати через один - півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

4.12.3.Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

1,5

Заступник Міністра

1

юстиції України

2

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

1,5

Дата

4.12.4.Реквізити документа відокремлюються один від одного 2.3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті «підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами та прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків( 5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. Під час друкування документів використовують шість стандартних положень табулятора: 0 від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

4 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа

5 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положення табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.12.12. Створення таблиць в документах має відбуватися виключно за допомогою спеціалізованого інструменту "Таблиця".

Під час оформлення таблиць забороняється виконувати розмітку за допомогою знаків табуляції, пробілу та інших символів.

4.13. Розмноження документів

4.13.1.Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує начальник господарського відділу.

4.13.2. Замовлення реєструються у спеціальному журналі обліку роботи розмножувальної техніки.

При одержанні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, розписується у журналі.

4.13.3.Оригінали документів, після зняття з них копій, повертаються за належністю.

Розділ 5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

5.1. Відправлення службової кореспонденції здійснює канцелярія в день її одержання від структурних підрозділів і оформленої у встановленому порядку.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації їх у канцелярії.

5.2. Під час приймання від виконавців документів канцелярією обов'язково перевіряється:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
• правильність зазначення адреси;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатків до нього;
• наявність віз на копії документа, що залишається у справі виконавчого комітету міської ради;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів;
• надання електронної версії документу."

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп „Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату вкладаються в один конверт.

5.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (номер будинку, вулиця, місто, райони, область, поштовий індекс).

5.6. У реєстраційному журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок документа і номер справи, у якій буде зберігатися його копія.

5.7. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

Розділ 6. Строки та контроль за виконанням документів

6.1. Строки виконання документів.

6.1.1.Документи є із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

6.1.2.Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою „терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

6.1.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. При потребі строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням ( поданням) виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.1.4. Контроль за строками виконання документів, резолюцій керівництва у виконавчому комітеті міської ради здійснюють:

- указів, розпоряджень Президента України, законів України, постанов Верховної Ради України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів обласної ради - відділ контролю міської ради;

- депутатів міської ради – відділ з організації діяльності ради;

- службових листів - канцелярія.

6.2. Здійснення контролю за виконанням документів

6.2.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (окремих завдань);
• інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів (окремих завдань);
• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах, засіданнях виконавчого комітету міської ради;
• зняття документів з контролю;
• формування картотеки виконаних документів.

6.2.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп „контроль" або літера «К» після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

6.2.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, рішення, доручення тощо).

6.2.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту, вносяться до РКК у графу „Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

6.2.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання розглянуті і кореспонденту дана відповідь, (якщо це потребується) по суті. Основним критерієм зняття з контролю завдання, зазначеного у документі, є факт його виконання та конкретна, в повному обсязі, інформація щодо його виконання, яка надається особі, що поставила його на контроль, в електронному та друкованому вигляді.

6.2.6. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

6.2.7. Стан роботи з виконання документів періодично узагальнюється відділами по роботі зі зверненнями громадян та документообігу, контролю, і доповідається керівництву.

Розділ 7. Складання номенклатури формування справ

7.1. Складання номенклатури справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві виконавчого органу міської ради, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається

для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства. Відповідальність за складання номенклатури справ покладається на відділ по роботі зі зверненнями громадян та документообігу та на самостійні структурні підрозділи або посадову особу, відповідальну за діловодство виконавчого органу за участю посадової особи, відповідальної за архів.

7.1.3. Зведена номенклатура справ виконавчого органу міської ради складається з номенклатури справ окремих підрозділів.

7.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється керівником структурного підрозділу або посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з посадовою особою, відповідальною за архів структурного підрозділу.

7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.6. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування, що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого вона заводиться.

7.1.7. Розміщення справ у номенклатурі установи повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ.

7.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення - індекс. Індекс справи в номенклатурі виконавчого органу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом та порядкового номера справи в межах підрозділу.

7.1.9. При складанні номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип побудови.

7.1.10. До зведених номенклатур справ виконавчих органів міської ради включаються назви справ, що фактично заведені в діловодство та відображають усі документовані ділянки роботи.

7.1.11. До номенклатури справ не включаються друковані видання.

7.1.12. Зведена номенклатура справ міської ради та її виконавчою комітету після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) виконавчого комітету і ЕПК державного архіву області після чого затверджується заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

7.1.13. У номенклатурі справ протягом діловодного року в графі „Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, перехідні справи, посадових осіб, відповідальних за формування та передачу справ тощо. У кінці року зведена номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом про фактичну наявність заведених за рік справ.

7.1.14. Зведена номенклатура справ виконавчого органу міської ради щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається і уточнюється; Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником виконавчого органу.

7.1.15. Номенклатура справ виконавчих органів міської ради підлягає повторному перескладанню і погодженню з державним архівом області раз на п'ять років або у разі змін у структурі та характері роботи виконавчого органу міської ради.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справи.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

• групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи посадової особи в установі;
• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
• Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою;
• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами і які є додатками до них розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності, про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладання стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

7.2.5. Документи засідань виконавчого комітету міської ради групуються у справу - протоколи і документи до них.

Протоколи групуються в хронологічному порядку і за номерами усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

7.2.7. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.8. Документи в особових справах групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження відповідно до Порядку, визначеного Головдержслужбою при Кабінеті Міністрів України.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища, тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.10. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у виконавчих органах міської ради здійснюється архівним відділом.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ.

7.3.2. У виконавчих органах міської ради схоронність документів і справ забезпечується їх керівниками і посадовими особами, відповідальними за архів.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у сейфах, шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Магнітофонні стрічки з фонограмами засідань виконавчого комітету міської ради зберігаються у відділі організаційно-кадрової роботи протягом року. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису, начальник відділу несе відповідальність за їх схоронність.

7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, у паперовому варіанті зберігаються на загальних підставах, у цифровому вигляді – на спеціально відведеному сервері, який має різні ступені захисту.

Розділ 8. Підготовка справ до зберігання та використання

8.1. Підготовка документів до зберігання включає:

• експертизу цінності документів;
• оформлення справ;
• складання описів справ;
• передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.

8.2. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.3. Для організації та проведення експертизи цінності документів у виконавчому органі міської ради, створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

8.4. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і Типового переліку документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.5. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджуються заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, керівниками виконавчих органів, після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву області.

8.6. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи передаються підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.7. Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі, складання підсумкового напису, складання внутрішнього опису документів, оформлення обкладинки справи.

8.8. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.9. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.

8.10. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «Є документи за ...роки».

8.11 На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).

8.12. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом, номер опису фонду.

Додатки